سياسة المشتريات
تحكم سياسة المشتريات هذه الطريقة التي تتبعها شركة مؤسسة كيرنلتيكس، الشركة المشغّلة لمنصة كي-مِسج لخدمات التواصل عبر واتساب للأعمال، في توريد السلع والخدمات وتقييم المورّدين والتعاقد معهم وإدارتهم. وتُرسي هذه السياسة معايير النزاهة والشفافية والقيمة مقابل المال والاستقامة التي يجب أن يستوفيها كل قرار شرائي، كما تحدّد التزامات حماية البيانات وأمن المعلومات والأخلاقيات المتوقعة من أي طرف يتعامل معنا. وتخضع هذه السياسة لأنظمة المملكة العربية السعودية، بما في ذلك نظام حماية البيانات الشخصية.
الغرض والأهداف
تهدف هذه السياسة إلى وضع إطار متّسق وخاضع للمساءلة وموافق للأنظمة لجميع أنشطة الشراء التي تنفّذها شركة مؤسسة كيرنلتيكس. ويضمن هذا الإطار أن يتم كل شراء للسلع أو الخدمات أو البرمجيات أو البنية التحتية أو الدعم المهني بما يحقق المصلحة الفضلى للشركة وعملائها، وبما يتوافق التوافق الكامل مع الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
تتمثّل أهداف هذه السياسة فيما يلي.
- الحصول على السلع والخدمات الصحيحة بالجودة والوقت والمكان والتكلفة الإجمالية للملكية المناسبة.
- تحقيق قيمة حقيقية مقابل المال بدلاً من الاكتفاء بأدنى سعر معلن.
- ضمان أن تكون جميع قرارات الشراء عادلة وشفافة وموثّقة وخالية من تضارب المصالح.
- الحد من المخاطر التشغيلية والمالية والقانونية والأمنية والمتعلقة بالسمعة الناشئة عن العلاقات مع الأطراف الخارجية.
- حماية البيانات الشخصية وأصول المعلومات التي تعالجها منصة كي-مِسج نيابة عن عملائها.
- تعزيز التوريد الأخلاقي والمستدام والمسؤول اجتماعياً عبر سلسلة الإمداد.
نطاق التطبيق
تنطبق هذه السياسة على جميع عمليات شراء السلع والخدمات التي تقوم بها شركة مؤسسة كيرنلتيكس، بصرف النظر عن القيمة أو مصدر التمويل أو وحدة الأعمال. وتُلزم كل موظف ومدير ومسؤول ومتعاقد وممثل مفوّض يقوم ببدء عملية شراء أو الموافقة عليها أو التفاوض بشأنها أو إدارتها أو تسويتها نيابة عن الشركة.
تشمل السياسة جميع فئات الإنفاق ذات الصلة بتشغيل منصة كي-مِسج والأعمال الأوسع، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ما يلي.
- خدمات الاستضافة السحابية والبنية التحتية والشبكات ومراكز البيانات.
- البرمجيات وواجهات برمجة التطبيقات والمكتبات واشتراكات البرمجيات كخدمة من أطراف خارجية.
- الوصول إلى منصة واتساب للأعمال وواجهة ميتا السحابية، وما يتصل بها من مزوّدي الاتصال الخاص بالرسائل أو الصوت والاستجابة الصوتية التفاعلية.
- خدمات بوابات الدفع والفوترة ومنع الاحتيال والخدمات المالية.
- الخدمات المهنية والاستشارية والقانونية وخدمات التدقيق والتسويق والتطوير المُسنَد إلى جهات خارجية.
- الأجهزة ومعدات المكاتب والمرافق والمستلزمات التشغيلية العامة.
المبادئ الأساسية
تُجرى جميع عمليات الشراء في شركة مؤسسة كيرنلتيكس وفقاً لمجموعة ثابتة من المبادئ التي تنطبق على كل عملية شراء، من أصغر بند إلى أكبر عقد استراتيجي. ولا يبرّر أي ضغط تجاري أو شخصي أو زمني الخروج عن هذه المبادئ.
- العدالة: يُعامل جميع المورّدين بحياد ويُمنحون وصولاً متساوياً إلى المعلومات وفرصة متكافئة للمنافسة.
- الشفافية: تُوثّق المتطلبات ومعايير التقييم والقرارات بوضوح بحيث يمكن تفسيرها وتدقيقها.
- القيمة مقابل المال: تُوازن القرارات بين الجودة والأداء والموثوقية والأمن والخدمة والتكلفة الإجمالية طوال دورة الحياة، لا السعر وحده.
- الاستقامة: تُنفّذ المشتريات بأمانة وأخلاق، دون تضليل أو تواطؤ أو الحصول على ميزة غير مشروعة.
- عدم التمييز: لا يُفضَّل المورّدون أو يُرفضون لأسباب لا تتعلق بجدارة عروضهم أو امتثالهم.
- المنافسة: تسعى الشركة، حيثما كان ذلك عملياً، للحصول على عروض تنافسية وتتجنب الترتيبات أحادية المصدر غير المبرّرة.
إجراءات الشراء وصلاحية الاعتماد
تتّبع كل عملية شراء إجراءً محدداً يتناسب مع قيمتها ومخاطرها، بحيث يكون الإنفاق معتمَداً ومسجّلاً ومحكوماً على النحو الصحيح. ولا يجوز الالتزام تجاه أي مورّد، ولا الوعد بأي دفعة، دون الحصول مسبقاً على المستوى المناسب من الاعتماد.
يتألف إجراء الشراء المعياري من المراحل التالية.
- تحديد الحاجة العملية والمتطلب والميزانية المتاحة وتوثيقها.
- استكشاف السوق والحصول على عروض الأسعار أو العروض الفنية وتقييم العروض وفق المعايير الواردة في هذه السياسة.
- الحصول على اعتماد من الجهة المخوّلة بالموافقة وفقاً لحدود تفويض الصلاحيات في الشركة قبل أي التزام.
- إصدار أمر شراء أو عقد مكتوب يوثّق النطاق والسعر وشروط الدفع والالتزامات الرئيسية.
- استلام السلع أو الخدمات وفحصها وقبولها والتأكد من مطابقتها للمتطلبات المتفق عليها.
- التحقق من الفاتورة مقابل أمر الشراء والسلع أو الخدمات المستلمة قبل اعتماد الدفع.
- تسجيل المعاملة والاحتفاظ بجميع الوثائق ذات الصلة لأغراض التدقيق والامتثال.
اختيار المورّدين ومعايير التقييم
يُختار المورّدون من خلال تقييم منظّم يقارن العروض بمعايير محددة مسبقاً وموزونة تتناسب مع قيمة عملية الشراء ومخاطرها. وبالنسبة للمشتريات التي تتجاوز الحدود التي تضعها الإدارة، تسعى الشركة للحصول على عروض أسعار تنافسية متعددة أو تُجري عملية طلب عروض. ولا يُسمح بالإسناد أحادي المصدر إلا عند تبريره كتابياً، كأن يكون المورّد هو المزوّد الوحيد لخدمة مطلوبة مثل منصة واتساب للأعمال.
يأخذ التقييم في الاعتبار، وبما يتناسب مع طبيعة التعاقد، المعايير التالية.
- القدرة التقنية وجودة السلع أو الخدمات ومدى ملاءمتها للغرض المقصود.
- السعر والتكلفة الإجمالية للملكية والشروط التجارية طوال دورة حياة العقد.
- الموثوقية والقدرة الاستيعابية والسجل السابق والمراجع من تعاقدات مماثلة.
- الاستقرار المالي والقدرة على التنفيذ ودعم التعاقد عبر الزمن.
- وضع أمن المعلومات والشهادات ونضج حماية البيانات، خصوصاً عند وجود بيانات شخصية.
- الوضع القانوني وصحة السجل التجاري والتراخيص والامتثال التنظيمي في المملكة العربية السعودية.
- مستويات الخدمة وتوافر الدعم وترتيبات استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث.
- مؤهلات الاستدامة والالتزام بتوقعات التوريد الأخلاقي.
اعتماد المورّدين والعناية الواجبة
قبل التعاقد مع أي مورّد، يجب أن يُكمل عملية الاعتماد والعناية الواجبة الخاصة بالشركة. ويعتمد عمق العناية الواجبة على المخاطر: فالمورّدون الذين سيصلون إلى البيانات الشخصية أو الأنظمة الإنتاجية أو معلومات العملاء أو التدفقات المالية يخضعون لتدقيق معزّز.
يتطلب الاعتماد، كحد أدنى، ما يلي.
- التحقق من الهوية القانونية وصحة السجل التجاري والوضع الضريبي والترخيصي والمفوّضين بالتوقيع.
- الفحص مقابل متطلبات العقوبات ومكافحة غسل الأموال ومكافحة الرشوة المعمول بها.
- تقييم الوضع المالي وقدرة المورّد على الأداء.
- عقد مكتوب موقّع يحدد النطاق والمخرجات والتسعير ومستويات الخدمة والمسؤولية وحقوق الإنهاء.
- بالنسبة للمورّدين الذين يتعاملون مع البيانات الشخصية، اتفاقية معالجة بيانات وأدلة على وجود تدابير أمنية تقنية وتنظيمية كافية.
- الإقرار بهذه السياسة ومدونة سلوك المورّدين والموافقة عليهما.
- إعادة التقييم وإعادة الاعتماد الدوريين للمورّدين بتواتر يتناسب مع المخاطر وأهمية العقد.
مدونة سلوك المورّدين
يُتوقع من جميع المورّدين وموظفيهم ومقاوليهم من الباطن التمسّك بمعايير المشروعية والأخلاق ذاتها التي تطبّقها شركة مؤسسة كيرنلتيكس على نفسها. ويُعدّ قبول أمر الشراء أو العقد قبولاً لمدونة السلوك هذه.
يجب على المورّدين، في جميع الأوقات، الامتثال للتوقعات التالية.
- الامتثال لجميع الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية وأي ولاية قضائية أخرى يعملون فيها.
- احترام حقوق الإنسان ومعايير العمل، وحظر العمل القسري وعمل الأطفال والتمييز غير المشروع.
- توفير بيئة عمل آمنة وصحية لقواهم العاملة.
- التصرّف بأمانة وتجنّب الاحتيال والتضليل والتواطؤ والسلوك المنافي للمنافسة.
- حماية المعلومات السرية وأي بيانات شخصية يُؤتمنون عليها، والامتثال لشروط ميتا وواتساب للأعمال عند الاقتضاء.
- الإبلاغ الفوري عن أي خرق أو حادث أمني أو سلوك غير أخلاقي يؤثر على علاقتهم بالشركة.
تضارب المصالح
يجب أن تُتخذ قرارات الشراء استناداً إلى الجدارة وحدها وبما يحقق مصلحة شركة مؤسسة كيرنلتيكس. وينشأ تضارب المصالح كلما كان من شأن علاقة شخصية أو مالية أو عائلية أو غيرها أن تؤثر بشكل غير سليم، أو يبدو أنها تؤثر، على قرار شرائي.
يجب على أي موظف أو ممثل مشارك في المشتريات أن يفصح كتابياً عن أي تضارب مصالح فعلي أو محتمل أو متصوَّر فور ظهوره. ويجب على الشخص المعني أن يتنحى عن أي تقييم أو تفاوض أو موافقة أو إدارة للمورّد المتأثر، ويُعيَّن متخذ قرار بديل.
وعلى المورّدين بالمثل الإفصاح عن أي علاقة مع موظف أو ممثل للشركة قد تؤدي إلى تضارب مصالح. ويُعدّ عدم الإفصاح عن تضارب جوهري سبباً للاستبعاد من عملية الشراء أو إنهاء عقد قائم.
مكافحة الرشوة والفساد والهدايا
تتبنى شركة مؤسسة كيرنلتيكس سياسة عدم التسامح المطلق تجاه الرشوة والفساد بأي شكل، بما يتوافق مع أنظمة المملكة العربية السعودية. ولا يجوز لأي موظف أو ممثل أو مورّد أن يعرض أو يمنح أو يطلب أو يقبل أي رشوة أو عمولة غير مشروعة أو دفعة تيسير أو أي ميزة غير سليمة أخرى للحصول على عمل أو الاحتفاظ به أو للتأثير على أي قرار شرائي.
تنطبق القواعد التالية على الهدايا والضيافة والترفيه.
- يُمنع منعاً باتاً عرض أو قبول الهدايا أو الضيافة حيثما أمكن أن تؤثر، أو يبدو أنها تؤثر، على قرار شرائي.
- لا يُسمح إلا بمجاملات العمل المتواضعة وغير المتكررة والمعتادة ذات القيمة المنخفضة، ويجب رفض البنود الكبيرة أو الإفصاح عنها.
- يُمنع منعاً باتاً عرض أو قبول النقد وما يعادله والقروض والخدمات الشخصية.
- تُسجَّل جميع الهدايا والضيافة التي تتجاوز قيمة دنيا في سجل تحتفظ به الشركة.
- يجب الإبلاغ فوراً عن أي اشتباه في رشوة أو فساد أو إغراء غير سليم إلى الإدارة عبر قناة التواصل الواردة في هذه السياسة.
- قد يؤدي انتهاك هذه القواعد إلى الاستبعاد وإنهاء العقد والإحالة إلى الجهات المختصة.
متطلبات حماية البيانات وأمن المعلومات للمورّدين والمعالجين من الباطن
نظراً لأن منصة كي-مِسج تعالج البيانات الشخصية واتصالات الأعمال نيابة عن عملائها، فإن أي مورّد أو معالج من الباطن يصل إلى البيانات الشخصية أو يخزّنها أو ينقلها أو يعالجها بأي شكل نيابة عن الشركة يجب أن يستوفي متطلبات صارمة لحماية البيانات وأمن المعلومات تتوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية.
يجب على هؤلاء المورّدين الامتثال للالتزامات التالية.
- معالجة البيانات الشخصية فقط بناءً على تعليمات موثّقة من الشركة وللغرض المتفق عليه حصراً.
- إبرام اتفاقية معالجة بيانات مكتوبة تحدد نطاق البيانات الشخصية ومدتها وطبيعتها والغرض منها وفئاتها.
- تطبيق تدابير أمنية تقنية وتنظيمية مناسبة، بما في ذلك التشفير والتحكم في الوصول والتسجيل وممارسات التطوير الآمن.
- ضمان التزام الموظفين بواجبات السرية وتدريبهم على حماية البيانات.
- عدم الاستعانة بأي معالج إضافي من الباطن دون إذن مسبق وضمانات تعاقدية مكافئة.
- مراعاة القيود والضمانات المتعلقة بأي نقل عابر للحدود للبيانات الشخصية وفقاً لما يقتضيه نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه.
- إخطار الشركة دون تأخير لا مبرر له بأي خرق للبيانات الشخصية أو حادث أمني، والتعاون في التحقيق والمعالجة.
- مساعدة الشركة في الاستجابة لطلبات أصحاب البيانات والاستفسارات التنظيمية، وإعادة البيانات الشخصية أو حذفها بشكل آمن عند الإنهاء.
الاستدامة والتوريد الأخلاقي
تسعى شركة مؤسسة كيرنلتيكس إلى توريد السلع والخدمات بطريقة مسؤولة بيئياً وعادلة اجتماعياً وسليمة أخلاقياً، وإلى تفضيل المورّدين الذين يشاركونها هذه الالتزامات. وتُؤخذ الاستدامة والأخلاق في الاعتبار إلى جانب التكلفة والجودة في قرارات الشراء، بما يتناسب مع طبيعة عملية الشراء.
دعماً للتوريد الأخلاقي، تتوقع الشركة ما يلي.
- أن يقلّل المورّدون من الأثر البيئي ويعزّزوا كفاءة الطاقة والاستخدام المسؤول للموارد حيثما أمكن.
- أن يحترم المورّدون ممارسات العمل العادلة وكرامة العمال وصحتهم وسلامتهم عبر سلسلة الإمداد بأكملها.
- أن يورّد المورّدون المواد والخدمات بمسؤولية ويتجنبوا أي صلة بالاستغلال أو النشاط غير القانوني.
- قد تُمنح الأفضلية، مع تساوي العوامل الأخرى، للمورّدين الذين يتمتعون بمؤهلات موثوقة في الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية.
- أن يتعاون المورّدون مع الطلبات المعقولة للمعلومات اللازمة للتحقق من الممارسات الأخلاقية والمستدامة.
شروط الدفع والفوترة
تُتفق على شروط الدفع كتابياً قبل بدء التعاقد وتلتزم بها الشركة بحسن نية. وتُذكر جميع الأسعار والرسوم والضرائب، بما في ذلك أي ضريبة قيمة مضافة سارية، وتُسوّى بالريال السعودي ما لم يُتفق صراحة على خلاف ذلك في العقد.
تحكم القواعد التالية الفوترة والدفع.
- يجب أن تكون الفواتير دقيقة وموجّهة بشكل صحيح وأن تشير إلى أمر الشراء أو العقد ذي الصلة.
- يجب أن تتضمن الفواتير جميع المعلومات التي تتطلبها الأنظمة الضريبية السعودية، بما في ذلك فاتورة ضريبية صحيحة عند الاقتضاء.
- لا يُسدَّد الدفع إلا مقابل السلع أو الخدمات المسلّمة والمقبولة وفقاً للشروط المتفق عليها.
- تُسدَّد الفواتير غير المتنازع عليها خلال المدة المتفق عليها تعاقدياً بعد استلام فاتورة صحيحة.
- يُخطَر المورّد فوراً بالمبالغ المتنازع عليها وتُحل بحسن نية قبل سداد الجزء المتنازع عليه.
- لا تُسدَّد الدفعات المقدمة إلا عند تبريرها واعتمادها، وتخضع لضمانات مناسبة.
السجلات والتدقيق والامتثال
تحتفظ شركة مؤسسة كيرنلتيكس بسجلات كاملة ودقيقة لأنشطة مشترياتها لضمان المساءلة ودعم التدقيق وإثبات الامتثال لهذه السياسة والأنظمة المعمول بها. وتُحفظ السجلات للمدة التي تتطلبها الأنظمة السعودية وقواعد الاحتفاظ الداخلية للشركة.
تنطبق المتطلبات التالية على السجلات والتدقيق والامتثال.
- تُوثّق جميع المتطلبات وعروض الأسعار والتقييمات والموافقات والعقود والمدفوعات ويُحتفظ بها.
- تخضع أنشطة المشتريات لمراجعة داخلية دورية وقد تخضع لتدقيق مستقل.
- يمنح المورّدون الشركة حقوق تدقيق وتفتيش معقولة للتحقق من الامتثال للالتزامات التعاقدية والأمنية والمتعلقة بحماية البيانات.
- قد تؤدي المخالفات الجوهرية لهذه السياسة من قبل الموظفين إلى إجراءات تأديبية؛ وقد تؤدي مخالفات المورّدين إلى التعليق أو الإنهاء.
- تُراجع هذه السياسة دورياً وتُحدّث لتعكس التغيرات في الأنظمة واللوائح والمخاطر واحتياجات الأعمال.
تسوية النزاعات والقانون الحاكم
تخضع هذه السياسة وجميع عقود المشتريات التي تبرمها شركة مؤسسة كيرنلتيكس لأنظمة المملكة العربية السعودية وتُفسَّر وفقاً لها. ويخضع الطرفان للاختصاص القضائي الحصري للمحاكم والجهات المختصة في المملكة العربية السعودية.
في حال نشوء نزاع عن علاقة مشتريات، يسعى الطرفان أولاً إلى تسوية الأمر ودياً من خلال مناقشات بحسن نية بين ممثليهما المفوّضين. وإذا تعذّرت التسوية الودية خلال مدة معقولة، يُحال النزاع إلى المحاكم المختصة في المملكة العربية السعودية، ما لم ينص العقد المعني صراحة على التحكيم في المملكة. ولا يمنع أي شيء في هذا البند الشركة من طلب انتصاف عاجل أو مؤقت لحماية حقوقها أو بياناتها أو أنظمتها.
التواصل
تُوجَّه الأسئلة المتعلقة بسياسة المشتريات هذه أو باعتماد المورّدين أو الفوترة، وكذلك البلاغات عن أي اشتباه في سوء سلوك أو تضارب مصالح أو مخالفات، إلى شركة مؤسسة كيرنلتيكس.
البريد الإلكتروني للتواصل: info@kerneltics.com
الموقع الإلكتروني: https://k-message.kerneltics.com